Die Inventur – ein Begriff, der in vielen Unternehmen sowohl Vorfreude als auch leichte Panik auslöst. In diesem Blogbeitrag widmen wir uns einem speziellen Inventurverfahren: der Stichprobeninventur. Lagerleiter oder Warehouse Manager sind mit der Herausforderung konfrontiert, den Bestand effizient und genau zu erfassen. Finanzverantwortliche stehen in der Pflicht einer korrekten Bilanzierung. Die Stichprobeninventur bietet eine interessante Alternative zur Vollinventur und kann den Aufwand erheblich reduzieren.

Inventur

Die Inventur ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Lagermanagements. Hierbei werden die Lagerbestände, Warenbestände, Vermögen und Schulden aufgelistet und nach Menge und Wert erfasst. Dadurch behalten Unternehmen den Überblick über ihre Warenbestände und stellen sicher, dass die tatsächlichen Bestände mit den aufgezeichneten Daten übereinstimmen. Die Inventur verschafft somit Transparenz über die Vermögensgegenstände im Unternehmen trägt dazu bei, dass Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen.

Am sogenannten Bilanzstichtag muss ein Soll-Ist-Vergleich aller Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens vorgenommen werden.

Gesetzliche Vorgaben der Inventur

Je nach Land und Branche gibt es unterschiedliche gesetzliche Vorschriften zur Inventur. In Deutschland sind Unternehmen gemäß § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) zur Durchführung einer Inventur verpflichtet. Die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben sind:

1. Jahresabschluss: Die Inventur ist für den Finanzverantwortlichen Teil des Jahresabschlusses und muss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) erfolgen.
2. Bewertung: Die Vermögensgegenstände müssen zu ihrem gemeinen Wert (Marktwert) oder zu den Anschaffungskosten bewertet werden.
3. Dokumentation: Die Ergebnisse der Inventur müssen in einem Inventar festgehalten werden. Dieses Inventar bildet die Grundlage für den Jahresabschluss.
4. Unverzüglichkeit: Die Inventur sollte zum Bilanzstichtag durchgeführt werden.

Inventurverfahren und Inventurvereinfachungsverfahren

Zur Durchführung der Inventur gibt es verschiedene Verfahren. Bei der Vollinventur werden alle Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens physisch gezählt/gemessen/gewogen und bewertet. Dies ist oft am Jahresende der Fall. Zwei weitere Varianten gelten als so genannte Vereinfachungsverfahren: 

Zum einen die permanente Inventur, bei der der Bestand laufend erfasst und bewertet wird. Ereignisse wie Material-Einlagerung und -Auslagerung mit Bestand=0 eignen sich hier oftmals für eine Bestandserfassung. Zum Bilanzstichtag können dann durch eine entsprechende buchmäßige Fortschreibung die Bestände in das Inventar übernommen werden. 

Zum anderen die Stichprobeninventur, bei der repräsentative Stichproben genommen und hochgerechnet werden, um den tatsächlichen Bestand zu ermitteln. Dabei ist die Stichprobeninventur in Deutschland als Inventurvereinfachungsverfahren gegenüber der Vollinventur gesetzlich anerkannt.

Die traditionelle Vollinventur ist zeitaufwändig und kostspielig. Daher eignet sich die Stichprobeninventur besser: sie ist weniger zeitaufwändig, kann im laufenden Geschäftsjahr durchgeführt werden und ist (statistisch) genauso zuverlässig wie die Vollinventur.

Stichprobeninventur

Das Prinzip der Stichprobeninventur geht von der Annahme aus, dass die Bestandsführung (nahezu) korrekt ist. Die Vereinfachung der Stichprobeninventur besteht darin, dass diese Annahme anhand geeigneter mathematisch-statistischer Verfahren validiert wird.

Für die Durchführung der Stichprobeninventur ist zum einen ein führendes Lagerverwaltungssystem mit einer bestandszuverlässigen artikelgenauen Bestandsführung mit kontinuierlicher ordnungsgemäßer Fortschreibung erforderlich. Zum anderen sind mathematisch-statistische Kenntnisse sinnvoll. Da die Stichprobeninventur auf mathematischen Prinzipien basiert, ist ein grundlegendes Verständnis hilfreich.

Die Auswahl der richtigen Stichprobengröße für die Stichprobeninventur hängt von Faktoren wie der Artikelvielfalt, der Anzahl der Artikel und der Lagergröße ab. Statistische Methoden können helfen, die optimale Stichprobengröße zu berechnen. Dabei ist eine gute Planung entscheidend: Da die Stichprobe repräsentativ sein soll, sollten Inventurverantwortliche verschiedene Artikelkategorien und Lagerbereiche berücksichtigen. Moderne Inventursoftware ermöglicht es nicht nur, Stichproben zufällig auszuwählen, sondern auch die Bestandsdaten im weiteren Verlauf genau zu erfassen.

Mathematisch-statistische Verfahren der Stichprobeninventur

Die mathematisch-statistischen Verfahren, die bei der Stichprobeninventur zum Einsatz kommen, haben das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) und die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) definiert. Diese sind jeweils für unterschiedliche Lagersituationen geeignet.

• Hochrechnung: Aus einer statistischen Grundgesamtheit (hier: die Menge aller Lagerpositionen) werden nach dem Zufallsprinzip Stichprobenelemente ausgewählt. Diese werden wert- und mengenmäßig erfasst. Vom so ermittelten Wert der inventarisierten Artikelpositionen wird auf den Wert des Gesamtlagers geschlossen (hochgerechnet).
  Das Verfahren der Hochrechnung kommt vor allem in konventionellen Lägern mit einer normalen Bestandszuverlässigkeit zum Einsatz. Der Zählaufwand wird hierbei im Schnitt um 95 % reduziert.
• Sequentialtest: Bei dem Sequentialtest handelt es sich um eine weitere Vereinfachung. Im Idealfall reichen 31 Stichproben, typischerweise 70, für eine Bestätigung der ordnungsgemäßen Bestandsführung aus. Dieses Verfahren eignet sich für Läger mit einer hohen Bestandszuverlässigkeit.

Stichprobeninventur für zahlreiche Branchen und Lager geeignet

Die Methode der Stichprobeninventur kann in verschiedenen Branchen angewendet werden, von Einzelhandel bis zu Produktionsbetrieben. Zudem ist sie für zahlreiche Lagerarten geeignet: Vom Ersatzteillager über Lager von Handelswaren, Rohstoffen, Halbfertigprodukte und Fertigprodukte – und das sowohl für manuelle Lager als auch Automatiklager.

Die Vorteile der Stichprobeninventur

• Zeitersparnis und Effizienz: Bei der traditionellen Vollinventur müssen alle Lagerbestände gezählt werden, dies kann – je nach Größe des Lagers – Wochen oder sogar Monate dauern. Die Stichprobeninventur hingegen erfordert nur das Zählen einer repräsentativen Stichprobe. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Lagerleiter und Warehouse Manager können die Stichprobeninventur auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten durchführen, um den Betriebsablauf nicht zu beeinträchtigen.
   
• Genauigkeit und Verlässlichkeit: Moderne Inventursoftware ermöglicht es, die Stichproben zufällig auszuwählen, um eine repräsentative Auswahl zu gewährleisten. Dadurch wird die Genauigkeit der Bestandsdaten verbessert. Die Stichprobeninventur bietet eine zuverlässige Schätzung der Gesamtbestände, ohne dass jedes einzelne Produkt gezählt werden muss.
   
• Kostenersparnis: Die traditionelle Vollinventur erfordert zusätzliche Arbeitskräfte, die über einen längeren Zeitraum hinweg beschäftigt sind. Die Stichprobeninventur reduziert den Personalaufwand und minimiert die Kosten für Überstunden.

Fazit

Die Inventur ist ein wichtiger Prozess, der die finanzielle Transparenz eines Unternehmens sicherstellt. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben können Unternehmen ihre Buchhaltung korrekt führen, den tatsächlichen Wert ihres Vermögens ermitteln und den Überblick über die Warenbestände behalten. Dabei ist die Stichprobeninventur die effizienteste Methode: Sie ist genau, spart Zeit, senkt die Kosten und ist für Lagerleiter und Warehouse Manager somit das stressfreiste Inventurverfahren - und mit der passenden Stichprobeninventur-Software wird die Inventur zukünftig viel effizienter.
 

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