Inventurarten: Welche Inventurverfahren es gibt und wie sie ablaufen

04.09.2024 // Daniel Schulteis

Die Inventur ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens, das Waren oder Materialien lagert. Sie dient der Ermittlung der tatsächlichen Bestände und der Überprüfung der Buchbestände. Die Pflicht zur Durchführung einer Inventur ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), das vorschreibt, dass Unternehmen mindestens einmal jährlich eine Inventur durchführen müssen. Eine genaue und regelmäßige Inventur ist entscheidend, um den Überblick über die Lagerbestände zu behalten, Schwund und Diebstahl zu erkennen und finanzielle Genauigkeit sicherzustellen. 

Ob groß oder klein, die Wahl der richtigen Inventurart kann den Unterschied zwischen einer effizienten Bestandsführung und chaotischen Beständen ausmachen. Dieser Blogbeitrag erläutert die verschiedenen Inventurarten und zeigt auf, welche Vor- und Nachteile sie jeweils haben. Zudem werden wichtige Überlegungen für die Auswahl der passenden Inventurart aufgeführt.

Welche Inventurarten gibt es?

Es gibt verschiedene Arten der Inventur, die sich je nach Methode und Zeitpunkt unterscheiden. Im Folgenden werden die gängigsten Inventurarten vorgestellt.

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist die wohl bekannteste und am häufigsten angewandte Inventurart. Hierbei werden alle Bestände an einem bestimmten Stichtag gezählt, gemessen oder gewogen – häufig am Ende des Geschäftsjahres. Der größte Vorteil der Stichtagsinventur liegt in ihrer Einfachheit. Sie kann flexibel zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Allerdings kann die Stichtagsinventur den Betrieb erheblich stören, da oft der gesamte Betrieb angehalten werden muss, um die Inventur durchzuführen. Dies erfordert zudem einen hohen Personaleinsatz, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

Permanente Inventur

Die permanente Inventur hingegen verteilt die Bestandsaufnahme kontinuierlich über das Jahr. Hierbei werden die Bestände laufend erfasst und aktualisiert, meist durch den Einsatz von IT-Systemen. Diese Methode stört den laufenden Betrieb nicht und ermöglicht eine regelmäßige Kontrolle der Bestände. Durch die kontinuierliche Überprüfung können Unstimmigkeiten sofort erkannt und korrigiert werden. Allerdings erfordert die permanente Inventur ein gut organisiertes System und geschultes Personal, was die Komplexität und die Kosten der Implementierung erhöhen kann.

Verlegte Inventur

Die verlegte Inventur ist eine flexible Variante der Stichtagsinventur. Hierbei wird die Bestandsaufnahme auf einen Zeitraum vor oder nach dem eigentlichen Stichtag verlegt. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, den Inventurzeitpunkt besser an ihre Betriebsabläufe anzupassen und Stoßzeiten zu vermeiden. Dies kann insbesondere in saisonalen Geschäftsfeldern von Vorteil sein. Allerdings erfordert die verlegte Inventur eine genaue Abstimmung mit der Buchhaltung und dem Rechnungswesen, da die Bestände auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben werden müssen. Der Planungsaufwand ist daher höher.

Vollinventur

Die Vollinventur erfasst alle Bestände eines Unternehmens vollständig zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie stellt damit die umfassendste und genaueste Methode der Bestandsaufnahme dar. Allerdings ist diese Methode sehr zeitaufwendig und kann den Betrieb erheblich stören, da sie viel Personal und eine sorgfältige Planung erfordert. Die hohen Kosten und der hohe Aufwand machen die Vollinventur besonders für kleine Unternehmen weniger attraktiv.

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur beschränkt sich darauf, einen Burchteil des Bestandes zu zählen, aus dem dann auf den gesamten Bestand geschlossen wird. Diese Methode eignet sich besonders für große Bestände und bietet erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse. Da nur ein Teil des Bestandes erfasst wird, ist die Durchführung schneller und erfordert weniger Personal. Allerdings basiert diese Methode auf statistischen Hochrechnungen. Diese Form der Inventur verursacht zudem weniger Zählfehler und ist daher genauer als andere Verfahren. Die Auswahl der richtigen Stichprobe erfordert fundiertes Wissen in Statistik und Bestandsführung.

Null-Durchlauf / Cycle Counting

Beim Cycle Counting oder Null-Durchlauf werden bestimmte Artikel regelmäßig gezählt, sodass über einen festgelegten Zeitraum alle Artikel mindestens einmal erfasst wurden. Diese Methode ermöglicht eine kontinuierliche Bestandskontrolle und schnelle Anpassungen, da die Zählungen im normalen Arbeitsablauf integriert werden können. Der laufende Betrieb wird nicht gestört, was ein großer Vorteil ist. Allerdings erfordert diese Methode eine gute Planung und Organisation, was einen höheren Planungsaufwand im Vergleich zu anderen Verfahren bedeutet. Zudem sind regelmäßige Zählungen ressourcenintensiver und erfordern eine regelmäßige Schulung des Personals.

Vereinfachte Inventurverfahren

Zu den vereinfachten Inventurverfahren zählen Methoden wie die Festwertmethode oder die Gruppenbewertung, die darauf abzielen, den Inventuraufwand zu reduzieren. Allerdings können diese Methoden zu Ungenauigkeiten führen, da sie auf Durchschnittswerten oder festen Werten basieren. Sie sind daher nicht für alle Arten von Beständen geeignet, insbesondere bei wertvollen oder stark schwankenden Beständen. 

Als effizientestes Vereinfachungsverfahren gilt jedoch die Stichprobeninventur. Dieses Verfahren spart im Vergleich noch mehr Zeit und Kosten ein und vermeidet Lagerschließzeiten und Produktionsstopps. Darüber hinaus reduzieren Sie hierbei potenzielle Zählfehler und verbessern so die Bestandsqualität.

Auswahl der richtigen Inventurart

Die Wahl der richtigen Inventurart hängt von vielen Faktoren ab. Die Unternehmensgröße und -­struktur spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Kleine Unternehmen mit überschaubaren Beständen können oft mit der Stichtags- oder verlegten Inventur auskommen. Größere Unternehmen profitieren hingegen oft von der permanenten Inventur oder dem Cycle Counting, um den Betrieb nicht zu stören und kontinuierlich genaue Bestände zu haben. 

Auch die Art der Bestände ist ein wichtiger Faktor. Hochwertige Bestände erfordern eine genauere und häufigere Überprüfung, weshalb hier die permanente Inventur oder das Cycle Counting sinnvoll sein kann. Bei großen Mengen mit geringem Einzelwert kann hingegen die Stichprobeninventur eine geeignete Methode sein. 

Die technische Ausstattung des Unternehmens ist ebenfalls entscheidend. Unternehmen mit gut ausgestatteten IT-Systemen können leichter eine permanente Inventur oder Cycle Counting implementieren. Firmen, die noch überwiegend manuell arbeiten, greifen eher auf die Stichtags- oder verlegte Inventur zurück. 

Praktische Überlegungen wie Kosten und Ressourcen spielen eine weitere wichtige Rolle. Die Wahl der Inventurart sollte auch die verfügbaren finanziellen Mittel und personellen Ressourcen berücksichtigen. Die Schulung und Verfügbarkeit des Personals sind ebenfalls entscheidend für die erfolgreiche Durchführung der Inventur. Der Betriebsablauf sollte möglichst wenig gestört werden, und die gewählte Methode sollte flexibel genug sein, um sich an Änderungen im Geschäftsumfeld anzupassen.

Welche Vorteile hat Software für die Inventur?

Der Einsatz von Software erleichtert die Inventur erheblich und macht sie genauer. So überprüfen Sie beispielsweise mit unserer Lösung für die Stichprobeninventur INVENT XPERT basierend auf geeigneten und vorgeschriebenen mathematisch-statistischen Verfahren anhand von Stichproben die Qualität Ihres Lagerbestands und machen eine Vollinventur überflüssig. Das vermeidet den jährlichen Ausnahmezustand im Lager und spart darüber hinaus noch Zeit und Kosten. Zudem lässt sich INVENT XPERT dank einfacher Schnittstellen sicher und schnell anbinden und bietet dem User gewohnte Inventurprozesse im gewohnten Lagerbestandssystem.

Fazit

Die Wahl der richtigen Inventurart hängt von vielen Faktoren ab, darunter die Unternehmensgröße, die Branche und die technologische Ausstattung. Jede Inventurart hat ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen und es ist wichtig, die Methode zu wählen, die am besten zu den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens passt. Mit der richtigen Planung und gegebenenfalls dem Einsatz von Inventursoftware kann die Inventur nicht nur eine notwendige Pflicht, sondern auch ein wertvolles Instrument für die Bestandsführung und Effizienzsteigerung im Unternehmen sein.

Welche Methoden nutzen Sie, um Ihre Inventur schnell, kostengünstig und vor allem effizient durchzuführen? Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail.

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