Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der INFORM – Institut für Operations Research und Management GmbH beworben haben. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

1. WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH?

Verantwortlicher ist:

INFORM - Institut für Operations Research und Management GmbH
Pascalstraße 35
52076 Aachen

Geschäftsführer: Dr. Andreas Meyer, Dr. Jörg Herbers, Peter Frerichs

 

2. WIE ERREICHEN SIE DEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN?

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

INFORM – Institut für Operations Research und Management GmbH
Datenschutzbeauftragter
Pascalstraße 35
52076 Aachen

E-Mail: datenschutz@inform-software.com

 

3. WELCHE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN VON UNS GENUTZT?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:

Standardangaben:

  • Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anschrift, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Stellenposition, Gehaltswunsch, mögliches Eintrittsdatum)
  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation
  • (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.)

Sonstige Angaben

  • Öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken
  • Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls im Rahmen unseres internen Mitarbeiterempfehlungsprogramms. Sollten Sie sich über einen Empfehlungslink der Empfehlungsplattform bewerben, können daher neben dem Stand des Bewerbungsverfahrens weitere Daten verarbeitet werden, insb. die folgenden Daten:

  • Empfehlungsdaten: Daten, die im Zuge des Empfehlungsprozesses durch den empfehlenden Mitarbeiter erhoben werden. Hierzu gehören die Art der Empfehlung und persönliche Eischätzungen und Empfehlungen (positiv, neutral, negativ), die Verbindung zu Ihnen (persönlich/beruflich) sowie der Grund der Empfehlung.
  • Bewertungsdaten: Informationen zum Stand des Bewerbungsverfahrens, die zwischen Mitarbeitern von INFORM und der Personalabteilung ausgetauscht werden. Hierzu gehören die Bewertung durch die Personalabteilung und weitere Personalverantwortliche, die Einstellung sowie die Absage mit entsprechender Begründung.

4. AUS WELCHEN QUELLEN STAMMEN DIE DATEN?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten oder von unseren Mitarbeitern im Rahmen des internen Mitarbeiterempfehlungsprogramms erhoben werden.

5. FÜR WELCHE ZWECKE VERARBEITEN WIR IHRE DATEN UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

5.1 DATENVERARBEITUNG FÜR ZWECKE DES BEWERBUNGSVERHÄLTNISSES (§ 26 ABS. 1 BDSG)

Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist.

Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Um den Datenschutz zu wahren erfolgen solche Datenverarbeitungen erst nach Abschluss der Bewerberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung.

5.2 DATENVERARBEITUNG AUFGRUND EINER VON IHNEN ERTEILTEN EINWILLIGUNG (ART. 6 ABS.1 LIT. A DS-GVO, § 26 ABS. 2 BDSG)

Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

  • Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren
  • Speicherung der Empfehlungs-, Bewertungs- und Einstellungsdaten zur Durchführung des Empfehlungsprozesses.

5.3 AUFGRUND DES BERECHTIGTEN INTERESSES DER VERANTWORTLICHEN STELLE (ART. 6 ABS.1 LIT. F DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

  • Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
  • Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

6. AN WEN WERDEN IHRE DATEN WEITERGEGEBEN?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung und den Fachentscheider, der Ihre Position besetzt, verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

Interne Stellen:

  • Personalabteilung und Personalverantwortliche
  • Geschäftsführung und Geschäftsbereichsleiter
  • Buchhaltung
  • Empfehlende Mitarbeiter

Externe Ausbildungsstellen:

  • RWTH Aachen
  • FH Aachen
  • Berufsschulen

Externe Dienstleister:

  • IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister, Plattformbetreiber für Bewerbungsmanagementtools, Empfehlungsplattform)
  • Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung

Bitte beachten Sie, dass unsere Dienstleister, z.B. auf der Empfehlungsplattform, zusätzliche Daten verarbeiten, auf die wir keinen Einfluss haben, wir verweisen insofern auf die Datenschutzhinweise des jeweiligen Dienstleisters.

7. WERDEN IHRE DATEN AN LÄNDER AUSSERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION (SOG. DRITTLÄNDER) ÜBERMITTELT

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellte Standard-Datenschutzklauseln ab, sofern nicht Ihre Einwilligung in die Datenübermittlung vorliegt. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.

8. WIE LANGE WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Be­werbungsverfahrens gelöscht.

Soweit Sie sich über einen Empfehlungslink beworben haben, speichern wir Ihre Empfehlungs- und Bewertungsdaten bis zum Abschluss des Empfehlungsprozesses, höchstens jedoch ein Jahr.

Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihr Einverständnis erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für fünf weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.

9. BESTEHT EINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG IHRER PERSONENBEZO­GENEN DATEN?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

10. ÄNDERUNGEN DIESER INFORMATIONEN und weitere Informationen

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren. Wir werden die geänderte Version der Datenschutzhinweise ebenfalls an dieser Stelle veröffentlichen. Es gilt jeweils die bei Ihrem Besuch aktuelle Fassung unserer Datenschutzhinweise.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei INFORM, insbesondere zu Ihren Rechten als betroffene Person, können Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Website nachlesen.

Stand: Mai 2022