Supply Chain Management im Angesicht einer Pandemie

01.04.2020 // Andreas Schäfer

Die globale Krise, die die Ausbreitung von COVID-19 derzeit hervorruft, stellt uns als Menschen wie auch als Unternehmen vor ungekannte und akute Herausforderungen.

Unternehmen und Politik arbeiten eng zusammen, um den unumgänglichen Einschnitt in die Wirtschaft so gut es geht zu minimieren. Und dennoch ist die sich anbahnende Wirtschaftskrise schon spürbar. Für manche mehr, für manche weniger. Prognosen lassen Schäden in Höhe von Hunderten von Milliarden Euro in Deutschland erwarten sowie den Verlust von bis zu einer Million Jobs. Auch Bundeswirtschaftsminister Altmaier rechnet mit noch gravierenderen Folgen für die Wirtschaft als nach der Finanzkrise vor elf Jahren. Bereits heute haben 470.000 Unternehmen in Deutschland Kurzarbeit angezeigt.

Die Industrie und global handelnde Unternehmen sind derzeit von Auftragseinbrüchen, Lieferengpässen und Personalmangel betroffen. Wer Waren aus China bezieht, der spürt bereits seit Beginn des Jahres die Auswirkungen der Krise.

Nun gilt es, adäquat zu handeln. Doch wie? Der Ratgeber der Strategieberatung McKinsey, um nur ein Beispiel zu nennen, gibt ausführliche Handlungsempfehlungen. Darunter vier konkrete Maßnahmen für Unternehmen:

1. Ein genaues Bild der Situation durch Informationen aus mehreren Quellen zusammenstellen und abschätzen, wie sie sich entwickeln könnte, um Auswirkungen auf die Organisation abzuleiten
2. Ein Portfolio von Aktionen - unmittelbar und strategisch – erschaffen, das je nach Situation abgerufen werden kann. Dieses Portfolio sollte pragmatische und detaillierte Pläne enthalten, nach denen schnell gehandelt werden kann.
3. Schnelle Entscheidung auf strategischer Ebene treffen. Dazu ist das Formulieren von Hypothesen nötig, die durchdacht werden müssen - unter Gewährleistung und Einhaltung von Unternehmens- und Gesellschaftswerten.
4. Diszipliniert und effizient arbeiten und dabei ausreichend flexibel bleiben, um sich an die sich verändernden Gegebenheiten anzupassen.

Diese und viele weitere Ratschläge lassen sich auf sämtliche Bereiche des Unternehmens und das gesamte Management anwenden. Doch wie sieht es in einzelnen Abteilungen aus? Welche konkreten kurzfristigen und strategischen Handlungen lassen sich für das Supply Chain Management nun ableiten?

Die Auswirkungen der Krise auf das Supply Chain Management

In Supply Chain Management, Produktion, Beschaffung und Einkauf sind die Problemstellungen konkret:

• plötzliche und ersatzlose Lieferengpässe seitens der Zulieferer
• sich stark verändernde Abgangsmengen für verschiedenste Produkte
• fehlende Maschinenkapazität, um die hohe Nachfrage bestimmter Produkte zu bedienen, wie z. B. Atemschutzmasken oder Desinfektionsmittel
• unregelmäßige Warenanlieferungen
• Überbestände durch den fehlenden Warenausgang
• Entstehung einer schier unüberschaubaren Komplexität
• Personalmangel in Logistik und Transport

Noch etwas konkreter auf die Lieferantenbeziehung geblickt, sind Lieferketten heute teilweise gar nicht mehr nachvollziehbar, Preise schwanken, Zahlungsfristen werden reduziert, Produktionsstopps in Italien verursachen große Materialengpässe. Gleichzeitig geben Experten aus einem Erfahrungsaustausch zweier AWF-Arbeitsgemeinschaften vom 26. März 2020 Auskunft, dass der Eindruck entstehe, China bekäme die Produktion so langsam sogar bereits wieder in den Griff.

Komplexität und Chaos sind keine gute Grundlage, um gute Entscheidungen zu treffen. Was gilt es zu tun? Eine Krise, wie sie nun durch die Pandemie entsteht, kann keine künstliche Intelligenz vorhersagen oder verhindern. Was intelligente Algorithmen aber tun können, ist die Handlungsfähigkeit von Menschen in Krisenzeiten zu fördern. Das tun sie, indem sie die Menge an Daten aus einer sich schnell ändernden Situation in kürzester Zeit erfassen, analysieren und auf dieser Basis immer wieder Neuberechnungen für die Planung durchführen können. Konkret hilfreich ist dies beispielsweise für die Bereiche Absatzplanung und Bestandsmanagement:

Absatzplanung als Basis für schnelle Entscheidungen

Transparenz und Zusammenarbeit sind in einer Situation wie dieser gefordert. Schwierig wird das jedoch, wenn alle für eine Absatzplanung relevanten Abteilungen ihre eigenen Pläne entwerfen und sie in zahlreichen, unterschiedlichen Excellisten oder ERP-Systemen pflegen.

Diese häufig gefundene Vorgehensweise, in heterogenen Systemen zu planen, ist zeitaufwändig und intransparent. Es geht Zeit verloren, die man im Falle einer solchen Disruption, die sogar den weltweiten Markt betrifft und somit ein komplexes Planungsszenario bedeutet, nicht hat. Es muss also schnell gehen, um sich noch rechtzeitig auf die sich verändernden wirtschaftlichen Bedingungen einzustellen und sein Unternehmen für den Sturm zu rüsten.

Die Aufgabe einer professionellen Absatzplanung ist es, alle Planer und Planerinnen auf einer gemeinsamen Plattform zusammen zu bringen und Plandaten in Abhängigkeit von unterschiedlichsten Planungshierarchien und -Ebenen zu ordnen, zu bewerten und zu konsolidieren. So entsteht aus vielen Einzelplänen der betroffenen Protagonisten wie Produktion, Vertrieb, Geschäftsführung und Beschaffung ein gültiger Plan.

Einschneidende Ereignisse wie die Covid-19-Krise können mit einem solchen Planungstool zwar nicht verhindert werden. Jedoch können die neuen Informationen in einem Softwaresystem erfasst und somit in der kurz- und mittelfristigen, zukünftigen Planung berücksichtigt werden.

Bestandssenkung schafft Liquidität

Jörg Wörner ist Leiter Logistik der Roemheld Gruppe, einem Unternehmen auf dem Gebiet der Spanntechnik für die Fertigungstechnik. Das Unternehmen setzt schon viele Jahre auf die Software ADD*ONE für ein intelligentes Bestandsmanagement von INFORM. Nach der Wirtschaftskrise 2008 berichtete Wörner: „Mithilfe von ADD*ONE haben wir es geschafft, die Bestände in der Wirtschaftskrise gezielt ab-, und mit anspringender Wirtschaft schneller als unsere Wettbewerber wiederaufzubauen.“ In diesem Zitat wird die Kernaufgabe einer guten Software für das Bestandsmanagement deutlich: Es geht darum, die notwendige Flexibilität und Transparenz zu besitzen, Lagerbestände auf die aktuelle Marktsituation anpassen zu können. Das bedeutet: Immer die richtige Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. In Krisenzeiten haben kapitalbindende Warenbestände noch dramatischere Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg als gewöhnlich. Umso wichtiger ist es, den Warenbestand aktiv zu steuern.

Vier wichtige To-Dos für das Supply Chain Management in der Krise

• Betroffene zu Beteiligten machen
  In Situationen wie der aktuellen Krise ist es noch wichtiger als im Alltagsgeschäft, dass alle Abteilungen gemeinsam agieren, die für ein funktionierendes Supply Chain Management entscheidend sind. Wenn bis dato dazu noch die Plattform fehlte, sollten Sie jetzt die Zügel in die Hand nehmen und Medienbrüche durch die Einbindung einer Software für die Supply Chain Planung vermeiden.

• Klare Prioritäten setzen
  Den Fokus seines Handelns auf das wirklich Wichtige zu lenken ist in Krisenzeiten ein absolutes Muss. Prioritäten sind selten so stark gefordert, wie jetzt. Bei Artikelspektren von mehreren tausend Artikeln ist dies aber schon im Normalzustand keine einfache Aufgabe. Geschweige denn, wenn Lieferungen einbrechen und Kundenaufträge kurzfristig entfallen. Um diese Hürde zu meistern, sind Analysen wie die ABC- und Portfolio-Analysen und ein Lieferantencontrolling sinnvoll – doch auch zeitaufwändig. Ideal ist eine Software, die Daten in sekundenschnelle erfassen kann und aus unzähligen Möglichkeiten die wirtschaftlich sinnvollste berechnet und diese dem Menschen vorschlägt.

• Simulationen durchführen
  Selten wird so viel spekuliert wie in Krisenzeiten. Niemand kann vorhersagen, wie sich die kurz- und langfristige Zukunft entwickelt. Und doch bringt uns die Transparenz über mögliche Szenarien ein Stück Sicherheit zurück. Der Vorsitzende der Wirtschaftsweisen Lars Feld erachtet beispielsweise das so genannte V-Szenario als sehr wahrscheinlich. Dieses besagt, dass auf einen steilen Wirtschaftseinbruch eine steile Erholung folgen wird. Die Wirtschaftsweisen erwarten dabei eine Schrumpfung der Ökonomie um 2,8 Prozent, gefolgt von einem raschen Aufschwung ab Mitte 2020 mit einer Wachstumsrate von 3,7 Prozent. Auf solche und ähnliche Szenarien kann das Supply Chain Management aufbauen und die Planung des Bedarfs entsprechend darauf ausrichten, indem Folgen abgeschätzt und notwendige Handlungen erarbeitet werden. Ein Portfolio an Möglichkeiten zu haben, um auf eine erwartete Situation in der Zukunft schnell reagieren zu können, kann über den Unternehmenserfolg entscheiden.

• Auf Digitalisierung und Automatisierung setzen
  Dies ist kein Ratschlag nur für Krisenzeiten. Sondern eine Strategie, die Unternehmen heute zweifellos einschlagen müssen. Digitalisierung liefert Transparenz über das gesamte Supply Chain Management. Automatisierung von Routinetätigkeiten beispielsweise in der Disposition, im Lager während der Inventur oder in der Produktion schafft Freiraum für strategische Überlegungen und Aktivitäten, die das Supply Chain Management nicht nur abwickeln, sondern voranbringen.

Intelligente Prognosen für die richtigen Lagerbestände nach der Krise

Eine mögliche „Kontrolle“ der COVID-19 Pandemie wird in verschiedenen Quellen für Sommer 2020 vorhergesagt. Doch die negativen Auswirkungen auf die Wirtschaft werden sicher noch darüber hinaus spürbar sein. Und doch dürfen wir hoffen, vielleicht im kommenden Jahr wieder in einen ähnlichen Normalzustand zurückzukehren, aus dem wir kommen. Doch genau dann werden Unternehmen in ihrem Supply Chain Management weitere Konsequenzen der Pandemie spüren. Denn die Planung des zukünftigen Absatzes und die daraus resultierende Planung für die Produktion und Beschaffung stützen sich in der Regel auf Vergangenheitsdaten. Die Verkaufsdaten aus 2020 bilden aber für das Jahr 2021 keine solide Berechnungsbasis mehr. Planungssysteme müssen also in der Lage sein, die Vergangenheitswerte über den gesamten Krisenzeitraum als solchen zu erkennen und Absatzprognosen für die Zukunft auf den richtigen, belastbaren Vergangenheitswerten zu berechnen.

Ausblick

Das Engagement, eine echte Wirtschaftskrise zu verhindern, ist groß. Der Zusammenhalt von Unternehmen und Menschen gibt Hoffnung. Wichtig ist nun, sich auf die Zeit nach der Krise vorzubereiten und die derzeitige Lage dafür zu nutzen, Prozesse in Supply Chain Management und dem gesamten Unternehmen zu optimieren, um Kosten zu sparen, die Lieferfähigkeit möglichst hoch zu halten und Alternativen zu finden. Dazu braucht es Menschen. Dazu braucht es durch die enorme Komplexität aber auch intelligente Planungssysteme. Setzen Sie in dieser Zeit auf das Zusammenspiel von Mensch und Maschine.

Welche Strategie verfolgen Sie in dieser schwierigen Situation in Ihrem Supply Chain Management?