AUGEN AUF BEIM SOFTWAREKAUF: SO ERKENNEN SIE SERIÖSE ANBIETER UND FINDEN DIE SOFTWARE, DIE IHRE PROZESSE UNTERSTÜTZT

14.01.2022 // Gabi Auerbach

Der heutige Softwaremarkt ist hart umkämpft. Nahezu jede komplexe Aufgabe lässt sich durch eine charmante Softwarelösung erleichtern. Klar, dass zahlreiche Firmen mit bunten Flyern und Features locken. Bei der Suche nach einem kompetenten und seriösen Anbieter stehen die Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Wie findet man sich also im Softwaredschungel zurecht und wählt die Features und Leistungen aus, die man wirklich braucht? Und vor allem: wer sollte diese Entscheidungen treffen?

Mit dem richtigen Team zur richtigen Software
Der Erfolg eines jeden Projekts steht und fällt mit der Konstellation des verantwortlichen Teams. Hier gilt es auch bei der Softwareauswahl all diejenigen an Bord zu holen, die in Zukunft gut und gerne mit der Software arbeiten sollen. Geschieht dies nicht, entstehen nicht selten parallele Softwarewelten, in denen die Neuanschaffung sich gegen bestehende Excel-Sheets und verstaubte IT-Lösungen häufig nicht behaupten kann. Die Voraussetzung für eine erfolgreiches Projektmanagement bildet also auch bei IT-Projekten ein gut zusammengestelltes Team. Im Falle eines Softwareprojekts sollte sich dieses aus Mitgliedern der Geschäftsführung und Mitarbeitenden aus der IT sowie den jeweiligen Fachbereichen, in denen die Software eingesetzt werden soll, zusammensetzen. Das Projektteam steht stellvertretend für all diejenigen, die die Software täglich nutzen werden und entscheidet darüber, ob sich diese intuitiv bedienen lässt. Durch die strategische Konstellation des Teams wird sichergestellt, dass unterschiedliche Interessen bereichsübergreifend gebündelt werden und dass die Mitarbeitenden die neue Software von Anfang an akzeptieren.

Die Strukturen der Gegenwart und die Schätze der Vergangenheit erkennen und nutzen
Ist das Team zusammengestellt, sollte es sich darüber bewusst sein, dass die Softwareauswahl eine langfristige Entscheidung ist. Eine gut ausgewählte Software sollte Generationen von Mitarbeitenden unterstützen und wird nicht selten über 30 Jahre eingesetzt. Damit sie nicht zum Störenfried wird, sollte die neue Software ein fester Bestandteil der bestehenden IT-Landschaft werden. Sie muss sich also leicht in die bestehende IT-Infrastruktur implementieren lassen. Aber nicht nur die vorhandene IT-Landschaft sollte berücksichtigt werden, sondern auch bereits vorliegende Daten aus der Vergangenheit. Hier versteckt sich häufig ein Fehlerteufel, denn Unternehmen sind oft dazu geneigt ihren Blick ausschließlich in die Zukunft zu richten. Dabei schlummert das wahre Potenzial oft in abgespeicherten vermeidlich alten Daten. Vorhandene Daten sollten also zwingend durch die neue Software ausgewertet und gewinnbringend analysiert und interpretiert werden können. Nicht selten lassen sich so Entscheidungen mit enormer Tragweite ableiten. Es gilt also die Devise: „Ohne (Erfahrungs-)Daten kein zukunftsorientiertes Softwareprojekt“.

Ein Blick in die Glaskugel
Sind die vorhandenen Daten implementiert, ist der Blick in die Zukunft zu richten. Jedes Unternehmen und jeder Prozess hat seine Eigenheiten. Dementsprechend sollte beim Softwarekauf darauf geachtet werden, dass sich die neue Software an die Prozesse des Unternehmens auch in Zukunft anpassen lässt. Eine zukunftsträchtige Software sollte also Schnittstellen haben und entsprechend flexibel und erweiterbar sein. Einzelne Komponenten sollten losgelöst voneinander eingesetzt werden können. Sind die Anforderungen an die Software klar definiert und ein detaillierter Katalog erstellt, sollte man die verschiedenen Anbieter unter die Lupe nehmen.

Die Auswahl des Anbieters
Neben den großen Playern tummeln sich am Softwaremarkt auch viele kleine und mittelständische Hersteller, die mit ihren Produkten durchaus sehr erfolgreich sind. Sie kennzeichnen sich durch einen engen Kontakt zu den Anwendern und ein enormes Innovationspotenzial. Es bewähren sich besonders die Anbieter, die in die eigene Forschung und kontinuierliche Weiterentwicklung ihrer Systeme investieren. Auch der Blick auf die Referenzen kann sich lohnen. Hier sollten die Projektverantwortlichen jedoch Vorsicht walten lassen und gezielt nach Referenzen suchen, bei denen die Projekte eine ähnliche Ausgangslage wie die im eigenen Unternehmen aufweisen. Trotz gleicher Branche laufen Prozesse in anderen Unternehmen häufig vollkommen anders ab. Es ist also hilfreich, branchenunabhängig nach Referenzen zu suchen, bei denen die Prozesse mit den eigenen vergleichbar sind. Hier kann es sogar förderlich sein, sich mit Unternehmen anderer Branchen direkt auszutauschen, da dieser Austausch oft offener ist und nicht durch Konkurrenzdenken beeinträchtigt wird. Zudem haben Unternehmen unterschiedlicher Branchen dennoch häufig ähnliche Prozesse, die sich mit kleinen Adaptionen auf die eigene Branche übertragen lassen.

Die Angebote auf dem Prüfstand
Sind die favorisierten Softwareanbieter erst einmal ausgewählt, gilt es ihre Angebote auf Herz und Nieren zu prüfen. Wie schnell lässt sich die angebotene Software implementieren? Wie werden die Mitarbeitenden an das neue System herangeführt? Hier sollte nicht nur die technische Planung berücksichtigt, sondern auch die langfristige Betreuung der Anwender Beachtung finden. Nicht zu vernachlässigen sind eventuelle Schulungsangebote und Servicehotlines. Im Idealfall wird man als Kunde nicht nur bei der Implementierung der neuen Software geschult und begleitet, sondern hat auch im Nachhinein einen vertrauensvollen Ansprechpartner, der einem persönlich mit Rat und Tat zur Seite steht. Ein Beispiel dafür sind dauerhafte Schulungsangebote, die man bei Bedarf als Kunde für seine Mitarbeitenden immer wieder buchen kann oder auch Servicehotlines, die man anrufen kann. Zudem sind Preismodelle oft komplex, sodass teure Positionen schnell übersehen werden. Projektverantwortliche sollten genau prüfen, welche Funktionen, Module, Lizenzen und Serviceleistungen enthalten sind und welche nicht. Abschließend sollten zukunftsorientierte Unternehmen sich ihrer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst werden und auch einen Partner wählen, der sie bei der Umsetzung von diesbezüglichen Maßnahmen unterstützt und begleitet. Das Thema Nachhaltigkeit, sollte also auch bei der Auswahl eines Anbieters Beachtung finden. So gibt es Unternehmen, die ihre Software zum Beispiel gezielt darauf ausrichten Verkehrsrouten zu optimieren und so den CO2-Ausstoß zu reduzieren.

Berücksichtigen die Projektverantwortlichen die genannten Kriterien, so finden sie nicht nur eine geeignete Optimierungssoftware, sondern einen Anbieter als Partner, mit dem sie gemeinem positiv in die Zukunft blicken können.