Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine – Wie Unternehmen Akzeptanz und Vertrauen in die Software schaffen

Zeit für die eigenen Stärken

Hierbei muss differenziert werden, wer genau vom APS-System betroffen ist und in welchem Ausmaß. Welche Personen damit arbeiten ist neben deren Aufgaben auch von der Unternehmensgröße sowie der Fertigungstiefe abhängig. In jedem Fall ist das Tool für die Geschäftsführung nutzbringend. Denn Kennzahlen, wie die Termintreue, Bestände oder auch Kapazitätsauslastungen, lassen sich mit der Software verbessern. Aber auch für die Produktionsleiter oder die ausführenden Kräfte an der Maschine hat das APS-System Gewicht, weil es Aufgabe des Anwenders ist, eine einwandfreie Produktion sicherzustellen. Bei diesen Optimierungsprozessen fungiert das System als rechte Hand des anwendenden Spezialisten. Da eine Produktionsplanungssoftware eben für diesen Zweck konzipiert wurde, ist sie dazu in der Lage, die Planung sehr schnell, genau und flexibel durchzuführen. Darüber hinaus erkennt das Tool auch frühzeitig gefährdete Liefertermine und nennt den Planern Handlungsempfehlungen, um eine termingetreue Lieferung weiterhin zu ermöglichen.

Basiert die Planung des Anwenders lediglich auf Excel- oder ERP-Daten, so ist es zu komplex und zeitintensiv, alle Kundenaufträge realistisch, parallel zu planen und dabei die Effizienz sowie die Liefertreue auf einem hohen Niveau zu halten. Setzt das Unternehmen jedoch ein APS-System ein, befähigt es den Menschen dazu, sich mehr auf seine Stärken zu fokussieren. Also auf die Fähigkeit, alle Aufträge realistisch und effizient nebeneinander zu planen.  

Damit wird klar: Es wird immer ein Experte gebraucht, welcher die Software bedient und die Prozesse im Unternehmen kennt. Ziel der Digitalisierung ist es somit in erster Linie, dass der Mensch von der Maschine unterstützt wird und beide von den Stärken des anderen profitieren.

Das können Unternehmen ihren Mitarbeitern in verschiedenen Schritten vermitteln – um die Bedenken und Ängste der Anwender zu minimieren oder gar zu eliminieren:

• Kommunikation: Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter frühzeitig über die Einführung der Software informieren und die Gründe dafür erläutern. Außerdem können sie deren Vorteile sowie eine Langzeitperspektive aufzeigen. Wichtig ist es darüber hinaus, präventiv weitere wichtige Fakten über das APS-System zu nennen, um mögliche Fragen direkt zu beantworten. Werden Bedenken oder Ängste geäußert, sollten Unternehmen unbedingt detailliert darauf eingehen.
   
• Einbeziehung: Binden Firmen die Mitarbeiter so früh wie möglich in den Entscheidungs- sowie den Einführungsprozess ein, fühlen diese sich wertgeschätzt und merken, dass ihre Meinung zählt. Dadurch schaffen Unternehmen Zufriedenheit, aber auch Akzeptanz für die Software.
   
• Schulungen: Auch Schulungen anzubieten ist ein essenzieller Schritt. Dadurch haben die Anwender die Möglichkeit, sich intensiv mit der Software und deren Funktionsweisen zu befassen. Im Nachgang sollten außerdem Lernmaterialien, wie Tutorials oder Benutzerhandbücher, zur Verfügung gestellt werden.
   
• Vorbilder: Führungskräfte und weitere Schlüsselpersonen im Unternehmen frühestmöglich ins Boot zu holen, ist von fundamentaler Bedeutung. Nutzen diese Personen die Software aktiv, führt dies innerhalb der Belegschaft eher zu Akzeptanz und zur Bereitschaft, sich anzupassen.
   
• Fragen: Sollte es Fragen jeglicher Art - z.B. in Bezug auf den Nutzen, die Komplexität oder aber die Möglichkeiten des Systems - seitens der Mitarbeiter geben, ist es wichtig diese zu beantworten, da sich diese somit ernst genommen fühlen und auch auf einem aktuellen Stand sind.
   
• Technischer Support: Sollte es zu technischen Fragen während der Anwendung kommen, ist es elementar, dass Unternehmen die nötigen Hilfestellungen geben. Hier bietet es sich an, den Support des Softwareanbieters zu nutzen.
   
• Pilotphase: Eine Erprobungsphase vor der eigentlichen Einführung ist hilfreich, um potenzielle Probleme zu identifizieren und zu lösen. Die Erfahrungen aus dieser Zeit können in Zukunft als Leitfaden dienen.
   
• Stück für Stück: Des Weiteren sollte der Einführungsprozess in kleinen Schritten gegangen werden. Dadurch hat jeder Nutzer Zeit, sich umfänglich mit allem zu befassen. Sollte es irgendwo zu Problemen kommen, so ist es leichter, den Kollegen an jener Stelle abzuholen.
   
• Feedback: Ein anderer bedeutsamer Prozess, ist das regelmäßige Einholen von Rückmeldungen, um zu erfahren, wie die Anwender mit der Software zurechtkommen, welche Herausforderungen und welche Verbesserungsvorschläge es gibt.
   
• Positive Erfahrungen teilen: Werden gute Erfahrungen mit der Software gemacht, so sollten Unternehmen diese kommunizieren. Das kann dazu beitragen, die Skepsis der Belegschaft abzubauen.
   
• Anreize setzen: Belohnungen bringen uns dazu, Bestleistungen zu erzielen. Anreize zur Nutzung der Software können gerade in der Einführungsphase des Tools einen großen Unterschied machen.  
   
• Konstruktiver Umgang mit Fehlern: Dass Nutzer, gerade am Anfang, Fehler machen ist unvermeidbar. Ein freundlicher Umgang damit ist eine sehr wirkungsvolle Methode, um Akzeptanz für die Software zu schaffen. Außerdem hilft dieser den Mitarbeitern dabei, offen mit Fehlern umzugehen und diese zu kommunizieren.
   
• Geduld haben: Veränderungen benötigen Zeit. Davon auszugehen, dass alle Angestellten von Anfang an begeistert sind, ist unrealistisch. Die nötige Zeit, um sich an das APS-System zu gewöhnen und dessen Vorteile zu erkennen, ist für die Nutzer und für den Erfolg der Einführung unerlässlich.

Fazit

Möchten Unternehmen eine Produktionsplanungssoftware einführen, so ist es sehr wichtig, alle betroffenen Mitarbeiter mit an Bord zu holen. Dafür müssen mögliche Bedenken und Ängste in Erfahrung gebracht und danach schnellstmöglich minimiert bzw. eliminiert werden. Hält man sich an die obigen Tipps, sollte dies reibungslos funktionieren.

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