8 BEWÄHRTE ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE EINFÜHRUNG MODERNER SOFTWARE ZUR ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Frage: Was haben Prozessoptimierung, Überwachung von Transaktionen und nicht-finanziellen Events, risikobasierte Authentifizierung, Betrugsprävention, Watch List Screening und Wahrscheinlichkeitsanalyse eines Schadenfalls in Bezug auf zu erwartende Kosten gemeinsam?

Oberflächlich betrachtet klingen diese Herausforderungen sehr unterschiedlich und unvereinbar miteinander. Sie haben jedoch eine Gemeinsamkeit: Es müssen Entscheidungen getroffen werden.

Es muss entschieden werden, ob eine Transaktion oder ein nicht-finanzielles Ereignis risikobehaftet ist oder nicht, oder ob weitere Sicherheitsprüfungen für eine Transaktion erforderlich sind. Entscheidungen sind erforderlich bei der Erkennung von betrugsrelevanten Faktoren oder beim Routing von Events in die entsprechenden Prozesse. Es muss entschieden werden, ob ein Name oder Begriff einem Listeneintrag ähnlich ist oder ob ein Ereignis zu einer kostspieligen Angelegenheit wird.

Optimale Entscheidungen treffen - das ist die Herausforderung, der sich Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen tagtäglich stellen. Und genau an diesem Punkt setzt INFORM mit der Softwarelösung RiskShield an. Denn generisch gesprochen, ist RiskShield eine Plattform zur Unterstützung jeglicher Entscheidungsprozesse. Unser Tagesgeschäft ist die Implementierung von Entscheidungssoftware und die Beratung unserer Kunden.

In den letzten Monaten hatte ich die einmalige Gelegenheit, einige RiskShield-Projekte zusammen mit führenden Teammitgliedern der Kundenseite zu rekapitulieren. Einige der Projekte waren komplex, während andere einen klar definierten, schmaleren Umfang hatten. Eines war jedoch offensichtlich: So individuell jeder Kunde auch ist, so viele gemeinsame Aspekte mussten in den Implementierungsprojekten berücksichtigt werden, um sie erfolgreich zu machen. Daher möchte ich acht entscheidende Faktoren aufzeigen, die für den Erfolg einer Implementierung unerlässlich sind.

1. Klare Definition des Projektumfangs

Jeder Kunde hat eine andere Motivation für ein Projekt. Gründe können beispielsweise die zunehmende Digitalisierung innerhalb einer Branche, die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit, die Fokussierung auf den Kundenservice, die Kostensenkung oder ein Strategiewechsel sein. Und doch lässt sich die Motivation immer auf den Wunsch zurückführen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Auf den ersten Blick scheinen diese verschiedenen Motivationen sehr klar definiert und ihre Bedeutung offensichtlich zu sein. Betrachtet man jedoch die Details, die jede Dimension mit sich bringt, wird schnell klar, wie viele verschiedene Aspekte berücksichtigt werden müssen. Diese Vielfalt birgt die Gefahr, sich in Details zu verlieren und zu viele Herausforderungen auf einmal anzugehen. Deshalb ist es wichtig, Ziele genau zu definieren und sich auf sie zu konzentrieren. Mein Tipp: klein anfangen und ausbauen.

2. Einbeziehung aller Stakeholder von Beginn an

Die oben genannten Beweggründe für Implementierungsprojekte und die Auswirkungen auf die verschiedenen Geschäftsbereiche zeigen, wie viele Interessengruppen innerhalb einer Organisation bei der Einführung einer neuen Software zur Entscheidungsfindung betroffen sind.

Stakeholder-Management ist für alle Projekte von unschätzbarem Wert, um die Projektziele mit den Interessen der Betroffenen und Beteiligten in Einklang zu bringen. Je mehr Stakeholder von einem Projekt betroffen sind, desto detaillierter muss das Stakeholder-Management durchgeführt werden. Die Einbeziehung aller Stakeholder und die Definition gemeinsamer Ziele sichert ein gemeinsames Verständnis, ein fokussiertes Projekt und eine hohe Akzeptanz der Umsetzung.

Weitere kritische Faktoren für ein erfolgreiches Projekt sind die Unterstützung und das Engagement des Topmanagements. Die Implementierung sollte nicht einfach als ein weiteres IT-Projekt behandelt werden, sondern als ein Geschäftsvorhaben, das Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe einer Vielzahl von Beteiligten haben wird.

Alle Beteiligten sollten zusammenarbeiten, um die Bedeutung des Projekts und dessen Vorteile zu kommunizieren und zu vermitteln. Die Auswirkungen der Implementierung auf bestehende Prozesse müssen untersucht und die sich daraus ergebenden Konsequenzen für das Tagesgeschäft deutlich gemacht werden.

3. Risikominderung durch einen Phasenansatz

Die Durchführung von Projekten erfolgt in der Regel parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb. Daher ist es hilfreich, Projekte in Phasen aufzuteilen, die jeweils unabhängig voneinander abgeschlossen werden können. Im Vergleich zu einer "Big-Bang-Strategie" ist ein phasenweises Vorgehen leichter zu kontrollieren und in den Arbeitsalltag zu integrieren. Risiken können minimiert und Synergieeffekte maximiert werden. Oftmals profitieren die nachfolgenden Phasen von den Erfahrungen und Erkenntnissen aus den vorangegangenen Phasen, was zu besseren Ergebnissen und mehr Erfolg führt.

Phasen müssen nicht unbedingt durch unterschiedliche Anwendungsbereiche oder Geschäftsfelder abgegrenzt sein. Auch Teilfunktionalitäten oder die Einführung verschiedener Technologien können eine Phase definieren.

4. Realistische Planung

Wie oben beschrieben, betrifft die Einführung von Software oft viele Bereiche einer Organisation und die Implementierung erfolgt parallel zum Tagesgeschäft. Daher sollte der Projektplan realistisch aufgestellt, die Kapazitäten der beteiligten Personen und der betroffenen Abteilungen berücksichtigt werden.

Kein Projekt profitiert von sich ständig verschiebenden Zeitplänen oder von Druck, der durch Verzögerungen entsteht.

5. Eine vertrauensvolle und positive Atmosphäre

Vertrauen ist eine tragende Säule in jedem Projekt: Vertrauen, dass die richtigen Leute beteiligt sind, Vertrauen, dass jeder Einzelne das Beste für das Projekt will und natürlich Vertrauen in den Projekterfolg.

Vertrauen ist auch eine entscheidende Voraussetzung für die Interaktion zwischen Kunde und Lösungsanbieter. Vertrauen prägt die Beziehung und Interaktion zwischen allen Beteiligten. Eine vertrauensvolle und positive Atmosphäre zwischen allen bietet die Grundlage für offene Diskussionen, ehrliche Fragen und eine direkte, kooperative Kommunikation.

6. Standardlösungen vs. individuelle Lösungen

Plug-and-Play-Lösungen sind sehr attraktiv, da sie oft kostengünstig sind und schnell implementiert werden können. Je nach Einsatzgebiet stoßen diese Lösungen jedoch schnell an ihre Grenzen, da sie nicht ausreichend an die spezifischen Kundenanforderungen angepasst werden können.

Optimal sind Lösungen, die als Standardausgangslösung verfügbar sind, aber flexible Anpassungsmöglichkeiten bieten. Mit diesen Lösungen ist eine schnelle erste Projektumsetzung möglich. Positive Ergebnisse können bereits auf Basis der Standardlösung erzielt werden. In einem zweiten Schritt kann dann eine Individualisierung, Feinabstimmung und Anpassung der Technologie an die Bedürfnisse des Kunden erfolgen.

7. Zuweisung von Zuständigkeiten nach dem Go-Live

Die Einführung von Software zur Entscheidungsfindung braucht Zeit, da Schnittstellen definiert und angebunden und die Systeme fein abgestimmt werden müssen. Eine Implementierung endet jedoch nicht mit dem Go-Live. Abläufe im Unternehmen ändern sich, Daten unterliegen einer Drift, Muster ändern sich, Produkte werden angepasst. Nach einer Implementierung muss die Technologie in der Regel immer wieder optimiert und feinabgestimmt werden. Andernfalls verschlechtert sich die Qualität der Ergebnisse. Daher müssen die Zuständigkeiten für die fachliche und IT-technische Wartung des Systems von Beginn an festgelegt und zugewiesen werden.

8. Zukunftssichere Erweiterbarkeit der Lösungen und Wiederverwendbarkeit der Technologie

Im Auswahlprozess einer Technologie ist es essentiell, sich mit der Zukunftssicherheit zu befassen. Eine Lösung mag zum jetzigen Zeitpunkt genau richtig sein. Wenn sie aber nicht angepasst und weiterentwickelt werden kann, kann der Erfolg des Projekts schon in wenigen Monaten oder Jahren gefährdet sein. Wichtig ist, dass Lösungen stetig weiterentwickelt werden, neue Trends eingebaut und für den Business Case relevante Änderungen umgesetzt werden können.

Kann dieselbe Software in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, profitieren die einzelnen Projekte erheblich voneinander. Kosten für Anschaffung, Schulung, Wartung und Support werden reduziert und Expertenwissen kann gewinnbringend wiederverwendet werden.

Abschließende Gedanken

Natürlich hängt der Erfolg eines Projekts nicht nur von diesen aufgelisteten Faktoren ab. Wenn diese jedoch berücksichtigt werden, ist bereits ein großer Schritt in die richtige Richtung getan. Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, wie einige unserer Kunden ihre Implementierungsprojekte angegangen sind, klicken Sie hier und hier und hier.