Fünf Fragen zur (Stichproben-)Inventur, die sich wohl jedes Unternehmen schon einmal gestellt hat

„Unternehmen stehen bei der Inventur oft zwischen zwei Extremen: dem Anspruch, genaue Ergebnisse zu liefern, und dem Druck, den Aufwand so gering wie möglich zu halten“, sagt Daniel Schulteis, Experte für Inventurmanagement bei INFORM. „So wird die jährliche Inventur schnell zur Belastungsprobe für alle Verantwortlichen.“ Die Stichprobeninventur hingegen bietet eine effektive Lösung, um das Umlaufvermögen pflichtgemäß und korrekt zu erfassen und gleichzeitig Zeit und Ressourcen zu schonen. „Dabei erreichen uns immer wieder ähnliche Fragen von Unternehmen – Fragen, die wir an dieser Stelle aufgreifen und klären möchten“, erklärt Schulteis.

1. „Inventur ohne Stress – das geht?“

Für viele Unternehmen gleicht die jährliche Inventur einem Marathon: Regale durchsuchen, Kisten wiegen, Paletten zählen - und das alles meist mühsam und zeitaufwändig von Hand. Doch es geht auch einfacher. Mit der Stichprobeninventur lässt sich die Anzahl der zu erfassenden Lagerpositionen drastisch reduzieren. Durch den Einsatz von Software für die Stichprobeninventur zählen Unternehmen nur noch einen Bruchteil ihrer Lagerbestände, was den Aufwand im Vergleich zur Vollinventur um durchschnittlich 95 Prozent reduziert. So kann eine Inventur tatsächlich stressfrei sein.

2. „Weniger Zählen bedeutet dann doch weniger Genauigkeit?“

Im Gegensatz zur Vollinventur, bei der jeder Artikel einzeln gezählt wird, basiert die Stichprobeninventur auf einer repräsentativen Auswahl. Das lässt schnell Zweifel aufkommen, ob die Methode wirklich die erforderliche Genauigkeit liefern kann. Doch tatsächlich ist die Stichprobeninventur sehr genau und effizient. Mathematisch-statistische Verfahren verwalten die zu erfassenden Inventurpositionen und berechnen die zu zählenden Stichproben aus dem Lager, um auf deren Basis den gesamten Lagerbestand hochrechnen zu können. Das Ergebnis der Hochrechnung ist in der Regel sogar zuverlässiger als das der Vollaufnahme, bei der sich aufgrund des Zeitdrucks schnell ungewollte Fehler und Unstimmigkeiten einschleichen.

3. „Ist das denn auch rechtlich zulässig?“

Eine häufige Sorge bei der Einführung der Stichprobeninventur ist, ob sie trotz ihrer Hochrechnungen den rechtlichen Anforderungen genügt und von Behörden sowie Wirtschaftsprüfern anerkannt wird. Die vereinfachte Methode der Stichprobeninventur ist jedoch gesetzlich zugelassen und wird, da sie mindestens so genau ist wie eine Vollinventur, von Wirtschaftsprüfern und Finanzbehörden anerkannt. Der Gesetzgeber verlangt auch eine Aussageäquivalenz von der Stichprobeninventur zur Vollinventur. Das Gesamtergebnis der Stichprobeninventur ist also der Vollinventur absolut gleichwertig und ersetzt diese vollständig.

4. „Kann Inventur wirklich ohne Unterbrechungen funktionieren?“

Bei der Vollinventur stehen die Lager oftmals länger still und Prozesse geraten ins Stocken, was in kostenintensiven Lagerschließzeiten und Produktionsstörungen resultiert. Durch die Nutzung der Stichprobeninventur auf der anderen Seite kann die Störung des Alltagsgeschäfts erheblich reduziert bis komplett vermieden werden. In den meisten Fällen reichen wenige Stunden für die Zählung aus, wodurch umfassende Schließzeiten vollständig vermieden werden können. Diese Vorteile machen die Umstellung bereits nach der ersten Anwendung wirtschaftlich attraktiv, da die negativen Auswirkungen auf interne Abläufe und Wertschöpfungsprozesse deutlich geringer ausfallen.

5. „Lohnt sich die Stichprobeninventur auch für mein Unternehmen?“

Viele Unternehmen glauben, dass die Stichprobeninventur nur für große Lager geeignet ist. Dabei hängt die Anwendbarkeit des Verfahrens weniger von der Unternehmensgröße als vielmehr von der Art des Lagers, seiner Größe und seiner Organisationsstruktur ab. Eine effektive Stichprobeninventur ist skalierbar und passt sich daher flexibel an die spezifischen Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens an. Darüber hinaus lässt sie sich in jedes ERP- und Lagerverwaltungssystem, wie beispielsweise SAP S/4HANA oder SAP EWM integrieren.

„Die Stichprobeninventur zeigt, dass Effizienz und Genauigkeit auch bei aufwendigen Prozessen wie der Inventur keine Gegensätze sein müssen“, fasst Schulteis zusammen. „Wenn man weiß, wie, kann sie effizient und stressfrei ablaufen und bietet Chancen für weitere Optimierungspotenziale im Bestandsmanagement – eine Erkenntnis, die hoffentlich immer mehr Unternehmen für sich nutzen werden“, so der Experte für Inventurmanagement.